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株式会社コスモスイニシアさまインタビュー①＜働き方改革＊ワークモジュールプロジェクト＞

コスモスイニシアさまは、1974年創業の企業で、Next Value For The Customer～お客さまに求められる、次の価値をつくる～という企業理念のもと、不動産に関するさまざまな事業に取り組んでいる、総合不動産事業会社（ダイワハウスグループ）です。今回は、賃貸事業部の３部門７チーム約６０名が参加して働き方改革＊フレーム＆ワークモジュールプロジェクトに取り組まれました。 2016年12月から、約半年にわたるプロジェクトを実施しました。（2017年7月現在、フォローアップ中）

＜賃貸事業部　事業部長＞塩見　良二　さま

Q:プロジェクトに取り組もうと思われたきっかけを教えていただけますか？

A:ベーシックの田原さんとは、2005年に、『女性パワーを活用すれば家は３倍売れる』（住宅新報社発行）の取材を受けたご縁でお会いしました。以来、１０年ほど、田原さんから、継続して、仕事に役立つメールマガジンをいただいておりました。その中で、繰り返し述べられている、フレーム＆ワークモジュールⓇのことを知り、何か社内の課題の解決策になるのではと思うようになり、２年ほど前に、私自身が講座に参加してみました。実際に受講してみると、「これは！」という手ごたえを感じ、この手法なら、個人が持っている仕事のコツや、業務上で必要とされる、ある種「目利き」のようなことも具体化されて、社員で共有化できることを確信しました。受講前には、「きっとできないだろうな」「そこまでは、無理だろう」と思っていたことまで実現できることを、自分自身がワークで体感し、「これができるなら、ずいぶん仕事の世界が変わるだろう」と思い、プロジェクトを実施することにしました。

Q:プロジェクト実施前に、貴社が抱えていた一番の課題は何ですか？

A:もともと仕事のやり方が、属人的な状況に陥っていて、個人個人が工夫している業務のやり方があっても、なかなか共有されていなかったというのが悩みでした。加えて、女性の多い職場でもあるため、ライフステージの変化で、産休・育休に入る者、短時間勤務の者も多く、これらも課題でした。また、昨年7月には、会社の制度変更に伴い、長く勤務していただくため、単年度契約だったスタッフたちが、期間の定めのないプロ社員になったというタイミングもあります。ここ１～2年で、これまで約30年続いてきた当賃貸事業部に、会社として改めて力を入れ始め、人材が増えたり、新入者・転入者も、増え始めました。こうなると、それまでは、その業務に詳しい人が、その業務を極め、持ち場を持って手掛けていた仕事のやり方そのものが、「その人にしかわからない」「その人が休むと困る」といった状態を引き起こしたり、その人の属人的な仕事のやり方が浸透していて、深く部内で共有が進まなかったというのが、一番の課題でした。

Q:実際にプロジェクトに取り組み始めて、どのように感じられましたか？

A:これまでは、書式１つを取ってみても、改善する時間がないまま、日々の仕事に忙殺されていました。ですから、共有化のために、マニュアルを作る作業は大変でしたが、それを乗り越えなくては、その後の自分たちが効率よくムダなく仕事ができる状態にはならないからこそ、粘り強く取り組みができたのだと思います。これも、田原さんが月に１～２回来て、研修やアドバイス、手ほどきをしてくれたおかげで、自分たちだけでは、おそらく今のようには進まなかったと思います。とても良いタイミングだったのは、マニュアルがほぼ出そろってきた頃に、社内で顧客管理システム化導入が決定し、その際に、業務の見える化・モジュール化ができていたため、システム構築には必要不可欠な、「要件定義」の部分にもこれらのマニュアルが役立ちました。

Q:プロジェクトを通じて、御社の課題はどのように変化、改善しましたか？

A：全メンバーが参加してキックオフミーティングをした際、最初は半信半疑で講義を聞いていたメンバーたちが、グループワークの時間になると、全員ホワイトボードに向かって真剣に話し合いを始め、私たちや田原さんの声が聞こえぬぐらい盛り上がったことに、まずとても驚きました。部内全員で業務についてディスカッションする機会はなかなかないため、とてもよい機会にもなったようです。改善のプロセスは、まだ取り組み始めて半年ですから、残業時間の減少を具体的に計測できたり、新しく入ってきた人が即日仕事ができるようになるところまではできていませんが、まずは、このプロジェクトに取り組んでいるメンバーたちが、業務の見える化・モジュール化やマニュアル・チェックリスト作成の重要性を認識して、〝自分事〟としてやっていることが大きな変化だと感じています。この状況を見ていると、ともすると途中で立ち消えしたり、風化して行きがちなプロジェクトも少なくない中で、この取り組みは、ＰＤＣＡも組み込まれており、立ち消える心配は少ないと思っています。また、メンバーが、マニュアルがあることのありがたさや、自分たちが効率よくムダなく業務を進めるためには、ＰＤＣＡを回していくのが得策であり必要だと感じていること。大変な思いをしてマニュアルを作るのだから、後でちゃんと元を取りたいと思っているだろうし、それをイメージできるよう、繰り返し田原さんが伝えてくれるので、モチベーションも高い状態でキープできています。

Q:管理職として今後のお仕事のやり方に、フレーム＆ワークモジュールは活用できそうですか？また、お仕事のやり方は今までとどのように変化しそうですか？

A:賃貸事業部では、着任した業務についての経験があまりないマネージャーもいます。彼らが業務を理解するためにも、マニュアルはとても役に立つと思います。業務の内容や詳細も、口頭や文書でなく、マニュアルで簡単に流れを確認することができます。また、マニュアルは、業務の内容だけでなく、目的も書いてありますから、人づてに業務を理解するより、よほど効果的で確実だと感じています。

Q:今回のプロジェクトを行って、ご自身にとって一番良かったと思う部分はどのようなところですか？

A:私自身、日ごろから、「書き出す、文章化する」という作業を励行していましたが、内容については、コツやセンスだからで済ませていたところがあります。以前にも増して、「できるだけ、内容を紐解こう」とするようになり、書き出すことの重要性を再認識することになりました。

Q:今回のプロジェクトを行って、会社全体にとって一番良かったと思う部分はどのようなところですか？

A:このプロジェクトは、賃貸事業部の中で、約半数の人が参加している活動なので、マジョリティになりやすいことですね。一部の人が言っても山は動きませんが、半数なら主流となり、改善もやりやすいものです。一部だけの部門の改善なら、そこだけよくなっても、大きなムーブメントにはなりませんが、フレーム＆ワークモジュールが、共通言語になりえるわけです。実際に、このプロジェクトにまだ取り組んでいない部署も、部内全員が、フレーム＆ワークモジュールプロジェクトの取り組みについて知っていますし、課長メンバーたちが、自らリーダーシップを取って進めている活動なのだと、皆から注目されています。